viernes, 6 de abril de 2012

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACION


La comunicación es el arte que nos permite desenvolvernos en cualquier ambiente, en cualquier momento o espacio, ademas va acompañada de diversos factores que hacen que esta se muestre clara para los demás, de hecho para uno mismo de esta manera se lleven a cabo las acciones de manera adecuada y logremos el objetivo.
La comunicación debe ser efectiva para que así mismo las personas nos ayuden a lograr lo que realmente queremos.
Lo que el receptor entendió y no lo que el emisor intenta comunicar es el verdadero  resultado de la comunicación. Es de vital importancia la expresión y las posturas, las cuales tienden a tener mayor importancia que las mismas palabras, pero indiscutible mente el tono de voz juega el papel mas importante. La comunicación puede ser directa o indirecta, interpersonal o colectiva. 
A su vez en la comunicación interpersonal se distinguen de acuerdo a la cantidad de personas, la comunicación intrapersonal, la interpersonal, la intragrupal y la intergrupal.
La comunicación dentro de las empresas es de gran importancia para que esta sea efectiva debe ser tratada con máxima seriedad, para lograr los objetivos que se quieran alcanzar.
Funciones de la comunicación y su clasificación
La comunicación se clasifica en directa o indirecta, interpersonal o colectiva. Es directa cuando se efectúa sin intermediario de un emisor a un receptor, un dialogo, un conferencista a su auditorio. En la indirecta o se dan contactos inmediatos entre emisor y receptor, se interpone un intermediario. Un documento, un escrito, una casete, un medio masivo. A partir de allí las posibilidades de comunicación se amplifican en el espacio y en el tiempo porque los medios se mantienen y multiplican.
El la comunicación humana distinguimos varias modalidades en función de la cantidad de personas que intervienen en el acto comunicacional. Así, hablaremos de comunicación intrapersonal, cuando se trata de una comunicación del hombre con sí mismo, comunicación interpersonal, cuando nos referimos a una comunicación dentro de un grupo y hablaremos de una comunicación intergrupal cuando se establece entre dos o más grupos. 
Por texto entendemos aquí todo mensaje hablado o escrito, dibujando o pintando, consiste en uno o más signos o símbolos asociados, sin importar la extensión del mismo.En función de lo anterior podemos decir, que los actos de transmisión o intercambio de conocimientos o experiencias entre seres humanos, pertenecientes o no a una misma sociedad a través del espacio y el tiempo, puede darse por medio de distintos tipos de manifestaciones, tales como textos, objetos, organización del espacio o acciones”.
Diferencia la comunicación de la información
La comunicación consiste en participar una idea o entendimiento común a otras personas. Abarca todo tipo de comportamiento que implique un intercambio.
El concepto de comunicación es muy amplio: abarca el discurso político, la transmisión de un partido de fútbol, un viaje por Internet y mucho más.
El proceso de comunicación es el que propicia las relaciones entre los integrantes de la organización. A través del mismo se emite y recibe información, modelos de conducta y formas de pensar. También permite conocer las necesidades de los integrantes de la misma.
La comunicación cumple con su objetivo especifico cuando:
_ Hay claridad en el mensaje que emitimos
_ Hay compresión del mensaje que recibimos de otra persona
Pero la comunicación es mas amplia: los gestos, las conductas, el tono de voz, las miradas, encierran formas de comunicación. Aun el silencio puede ser una forma de comunicación: manifiesta aburrimiento o tristeza.
Mientras que la información es la adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los conocimientos  que se poseen sobre una materia determinada, aquella que por sus características, tienen acceso  pocas personas,o la obtienen antes de que otros puedan llegar a ella.
Asuntos de trabajo: mensajes específicos relacionados con la tarea por cumplir. Obedecen a las instrucciones requeridas, una vez tomadas las decisiones sobre el trabajo; contiene órdenes específicas con el fin de asegurarse que el destinatario desarrolle la tarea dentro de los rangos esperados.
Racionalización del trabajo: información sobre la importancia de relacionar la tarea con el conjunto o sistema, se trata de concientizar al trabajador sobre la responsabilidad, la importancia y la colaboración de su trabajo en provecho del conjunto. Se intenta ensamblar su actividad con la del grupo para que el conjunto de trabajo resulte eficaz.
Ejecución de trabajo: Informar sobre métodos y procedimientos a emplear en la actividad laboral, con la finalidad de determinar modelos de conducta y de operación racional que permitan cumplir en tiempo, calidad y eficacia, con los objetivos trazados.

Informar sobre la filosofía de la empresa, con el fin de crear un ambiente de participación, se busca con ello la contribución al bienestar común, un desarrollo más efectivo de su trabajo y una identificación plena con los objetivos de la organización.
La comunicación para llegar a un superior debe ser respetuosa, amable y siempre manteniendo la linea jerárquica.
La comunicación hacia los superiores es necesaria con el fin de maximizar las buenas relaciones y minimizar los sentimientos de incomodidad en sus interacciones con personas de alto poder.
Los aspectos que motivan la comunicación son:
  • Comunicación de problemas de grupo.
  • Comunicación de problemas de la organización.
  • Comentarios varios.
  • Comunicación sobre las posibilidades y limitaciones de la persona.
    Comunicación de problemas personales
Importancia del Aprendizaje y la información:
El aprendizaje es un proceso que sirve para originar, incrementar o cambiar actitudes de cara a una situación dada, siempre y cuando dicho cambio no obedezca meramente a reacciones naturales, sino que signifique una adquisición de respuestas a estímulos externos. El incremento de información tiende a decrecer la incertidumbre y a modificar las probabilidades de selección de conductas pasadas, y trae consigo mayor precisión en las decisiones y, como consecuencia, mayor eficacia en la conducta global del sistema social.

Toda organización funciona mejor cuando su personal funciona no como individuos, sino como miembros de un grupo; por lo tanto es fundamental una buena comunicación que nos obligue a crear una red de comunicaciones, con el fin de lograr el máximo de eficiencia de los grupos: si la estructura de grupo es homogénea y cimentada, y si su red de comunicación interna lo hace altamente efectivo, la organización, como el universo de todos ellos, funcionara igualmente en forma efectiva.
La organización de las comunicaciones de la empresa obedece a dos corrientes opuestas y complementarias: la orientada hacia un nivel operativo, mediante los procesos y procedimientos de trabajo y las de retroalimentación que parten del nivel laboral, hacia el nivel de planificación y programación.
El problema de  las comunicaciones obedece en general a mantener la eficiencia de las relaciones laborales, establece claramente la red de comunicaciones y considera la importancia de los mensajes por transmitir, el dimensionamiento del sistema organizacional, la distribución de acuerdo con los grupos o destinatarios y la eficacia de los medios empleados.
Distorsión e incertidumbre de la comunicación:
La distorsión de la información es consecuencia del largo proceso de transmisión de un mensaje, esto ocurre al intervenir demasiadas personas en el canal de comunicación que resulta demasiado largo, cada uno interpreta el mensaje recibido y, lógicamente, transmite su propia interpretación.
Los factores que afectan a la distorsión de la información son:
  • El factor psicológico y mental del receptor da una interpretación al mensaje, a veces, por un temor excesivo de querer captar al máximo el fondo del mensaje.

  • La simplificación del mensaje que obedece a una “pereza mental” del receptor, o al deseo de no ser detallista y, por tanto, eliminar todo tipo de datos que se consideren inútiles.

  • El deseo de dar consistencia al mensaje a través de la simplificación, ser mas concisos, y de este modo eliminar párrafos o frases que creemos ilógicas.

  • El deseo de que los mensajes no aparezcan demasiados bruscos para el destinatario, por evitar reacciones violentas que, a todo trance, tratamos de eliminar, bien por tranquilidad propia, bien por asegurarnos la congratulación del superior, etc.

  • Interpretación semántica diferente, provoca un uso e interpretación diferentes de los vocablos, que a la larga distorsionan el verdadero sentido del mensaje.

  • La interpretación final, o inferencia del mensaje recibido, que puede diferir de las observaciones reales.

  • Incertidumbre
    La incertidumbre, tiene lugar cuando se extraen inferencias de los resultados, en vez de las evidencias de los mismos, comunicándose aquellas en vez de éstos. A medida que las comunicaciones de inferencias suben por la escala jerárquica, las deferencias entre los hechos reales y las inferencias tienden a acrecentarse. Mientras mas complejos sean los hechos que se perciben y menos adecuada sea el lenguaje de la organización, la absorción de la incertidumbre se producirá mas cerca de la fuente de información y mayor será la cantidad de resúmenes en cada paso de la transición.
    Los factores que afectan la absorción de la incertidumbre son, según March y Simon, la acumulación de la información sin elaborar, la modificación de los sesgos de la comunicación, el resumen técnico de la información, el análisis comparativo de la información y la longitud del canal.
    En la medida en que se encuentren a mayores niveles jerárquicos, los ejecutivos necesitan de información elaborada que les permita hacer fácilmente un análisis final, por tanto, poder tomar decisiones eficaces y racionales. Aquí la realidad y la inferencia difieren muy poco, requiere de información bruta. Las decisiones de innovación son las que se repiten en forma espaciada en el tiempo, en cuyo caso el programa preparado con anterioridad para dichas decisiones, ya no es aplicable al presente. Dichas decisiones encierran juicios y valores ubicados en los niveles altos de la organización, lo que implica mayor absorción de incertidumbre; requiere de información elaborada.
    Las decisiones de rutina corresponden a las funciones diarias del sistema; las de innovación son esporádicas y comprometen a todo el sistema.
    Los individuos pueden modificar sus estimaciones sobre la realidad a través de su percepción selectiva en el campo que es de su dominio; sin embargo, si la información es de tipo cuantitativo, la probabilidad se sesgos de interpretación será mínima o nula; si la información es cualitativa, dicha probabilidad se incrementa mucho mas.
    A mayor especialización del campo informativo, menores sesgos de incertidumbre; pero igualmente, a mayor especialización, es mayor la dependencia recíproca entra las unidades organizacionales con lo que la posibilidad de conflictos se incrementa.
    La comparación de la información sobre el mismo tema, procedente de dos o más fuentes diferentes, tiende a disminuir el grado de absorción de la incertidumbre.
    La longitud del canal aumenta la posibilidad de un incremento de las interferencias y, por lo tanto, de una mayor absorción de la incertidumbre.
    La minimización de la incertidumbre puede obtenerse a través de la sustitución del mecanismo de procesamiento de datos humanos por un mecanismo no humano, así se evita el error de las percepciones, la complejidad psicológica del individuo; la interpretación interpersonal y subjetiva y se recolecta información racional, mecánica y fría a través de la computadora. Otra forma de minimizar la absorción de la incertidumbre es la delegación mediante la cual se acorta la longitud del canal de comunicación y, con ello la disminución en el número de inferencias y la reducción de la absorción de la incertidumbre.
    En toda organización existe un campo mínimo de acuerdo y otro de desacuerdo entre sus componente, el cual genera el aspecto conflictivo del sistema. Como éste es dinámico, quiere decir que los procesos continúan y, por tanto, los desacuerdos y conflictos también siguen su trayectoria; no obstante, fijados los objetivos y delimitadas las circunstancias de discrepancia, se pueden factorizar los sistemas decisionales en subsistemas, a través de los cuales se soluciona un conjunto limitado de problemas y de objetivos, lo que permite resolver, en parte secuencial mente, dichos problemas y objetivos detalladamente en el tiempo.
    La incertidumbre conlleva una limitación de predicción y de procesamiento de la información. Para eliminar esta limitación, es necesario tomar decisiones precisas a corto plazo, que permitan actuar con mayor certeza con base, igualmente, en las comunicaciones de retroalimentación de corto plazo, que están bastantes alejadas de la influencia de datos variables del largo plazo. Así, toda predicción que lleva variables exógenas con cierto grado de incertidumbre, a través de la comunicación permanente, se trata de transformarla en variable susceptible de control.
    Trata de examinar como la organización deberá encontrar los medios para cumplir con esos fines. La búsqueda de esos medios puede ser motivada cuando es debida al fracaso en la obtención de uno o más objetivos; racional cuando trata de determinar las causas de un problema y encontrar, como tal, los medios para solucionarlos, y soslayada cuando trata de encontrar la interacción entre la esperanza de la predicción y los conflictos sin solución dentro de la empresa, con el fin de eliminar al máximo estos últimos.
    Es el cambio de la organización ante los problemas sin solución, se revisan sus procedimientos de búsqueda, se cambian sus regalas y procedimientos, se adaptan a los medios organizacionales en función, todo esto facilita la toma de decisiones.
    Así pues, de acuerdo con el análisis del proceso de la toma de decisiones, surge paralelamente y como elemento fundamental, el proceso de las comunicaciones en dicha conducta decisional, es decir, para que el proceso de decisiones sea eficiente, requiere de informaciones adecuadas. Sin embargo, aun cuando sean excelentes dichas informaciones, solamente la comunicación como sistema, a través de si estructuración, será lo que determine le eficiencia del sistema.
    Finalmente, dado que la influencia implica una correspondencia entre decisiones y acciones, es necesario mantener un control del cumplimiento de las órdenes emitidas, pues su sola emisión y comunicación no aseguran que se vayan a llevar a cabo. De allí la necesidad de instrumentar comunicación en ambos sentidos: descendentes y ascendentes. Así mismo, en los últimos tiempos se ha incentivado la comunicación lateral o entre pares en las organizaciones, con vistas a lograr una mayor agilidad en muchas de las actividades que se desarrollen en ellas; esto requiere, con frecuencia, superar barreras departamentales o tabúes gerenciales.


    BIBLIOGRAFÍA
    • www.gestionpolis.com/canales/gerencial/articulos.../comunicacion/httm
    • www.liderempresarial.com/num101/14.php
    • www.losrecursosohumanos.com
    • Rosas Nancy "La comunicacion efectiva de la empresa" Prisma. Vol. 2 (1) 2005 1